Branche-RI&E: wat is het en mag je die gebruiken?

Slechts 56 procent van de kleinste bedrijven in Nederland had in 2022-2023 een actuele risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Dat blijkt uit de verdiepende analyse van de Nederlandse Arbeidsinspectie op basis van bijna 1.700 bedrijfsbezoeken. Juist bij kleine bedrijven heeft een kwalitatief goede RI&E een sterke relatie met veilig en gezond werken, en toch blijft naleving achter. Een van de redenen: veel kleine werkgevers weten niet dat er een slimmere route bestaat.

Die route heet de branche-RI&E. Voor bedrijven met minder dan 25 medewerkers kan dit instrument een enorm verschil maken: minder papierwerk, minder kosten en toch volledig voldoen aan de Arbowet. Maar dan moet je die branche-RI&E wel op de juiste manier gebruiken. Want er zit meer aan vast dan je denkt, en een fout op dit punt kan je duur komen te staan.

In dit artikel leggen we uit wat een branche-RI&E precies is, wanneer je die mag gebruiken, wat de valkuilen zijn en hoe je er in de praktijk mee aan de slag gaat. Zo weet jij precies waar je aan toe bent.

Wat is een branche-RI&E?

Een branche-RI&E is een RI&E-instrument dat speciaal is ontwikkeld voor een specifieke sector. Denk aan de bouw, horeca, detailhandel of zorg. Elke branche heeft zijn eigen typische werkzaamheden en bijbehorende risico's, en een branche-RI&E houdt daar al rekening mee. De risico's in zo'n instrument zijn vooraf afgestemd op wat het meest voorkomt in jouw sector, zodat jij als werkgever alleen relevante vragen hoeft te beantwoorden.

Dergelijke instrumenten worden doorgaans opgesteld door brancheorganisaties in samenwerking met sociale partners en arbodeskundigen. Dat is ook precies waarom ze zo waardevol zijn: de inhoud is niet generiek, maar geworteld in de dagelijkse praktijk van mensen in jouw vakgebied. Een bakker loopt nu eenmaal andere risico's dan een IT-professional, en een branche-RI&E weerspiegelt dat.

Wanneer mag je een branche-RI&E gebruiken?

Hier zit de kern van de vraag die veel kleine werkgevers bezighoudt. Je mag een erkende branche-RI&E gebruiken als je voldoet aan een aantal concrete voorwaarden. Allereerst moet jouw organisatie daadwerkelijk binnen de betreffende branche vallen. Daarnaast moet je maximaal 25 medewerkers in dienst hebben. En tot slot mogen jouw werkzaamheden niet wezenlijk afwijken van het brancheprofiel waarop het instrument is gebaseerd.

Voldoe je aan al deze voorwaarden? Dan hoef je de RI&E die je met dit instrument hebt opgesteld niet te laten toetsen door een gecertificeerde arbodeskundige. Dat is de zogeheten toetsingsvrijstelling. Voor bedrijven met meer dan 25 medewerkers geldt die vrijstelling niet: zij moeten de RI&E altijd laten toetsen, ook als ze een erkend branche-instrument gebruiken.

Het verschil tussen erkend en niet-erkend

Dit is een punt waar het in de praktijk regelmatig misgaat. Niet elke branche-RI&E die je online vindt, is ook officieel erkend. En dat onderscheid is doorslaggevend. Gebruik je een niet-erkende branche-RI&E of een algemeen RI&E-instrument, dan moet de RI&E altijd extern worden getoetst, ongeacht het aantal medewerkers dat je in dienst hebt.

Een erkende branche-RI&E herken je aan een groen vinkje met het Steunpunt RI&E-erkenningsicoontje. Het Steunpunt RI&E heeft gecontroleerd of het instrument voldoet aan de wettelijke regels. Op rie.nl zijn meer dan 175 branche-instrumenten beschikbaar, zowel erkende als niet-erkende. Kijk dus altijd goed of het groene keurmerk aanwezig is voordat je aan de slag gaat.

Nog een subtiel maar belangrijk detail: het instrument moet erkend zijn geweest op het moment dat jij de RI&E afrondt. Is de erkenning van een instrument in de tussentijd verlopen, dan vervalt ook jouw toetsingsvrijstelling.

Een veelgemaakte fout: de verkeerde branche kiezen

Een veelvoorkomende misvatting is dat je zelf mag bepalen welk branche-instrument het beste bij je past. Dat is niet zo. Jouw bedrijf moet daadwerkelijk tot de betreffende branche behoren, en jouw werkzaamheden mogen niet wezenlijk afwijken van het profiel dat ten grondslag ligt aan het instrument. Kies je een instrument dat eigenlijk niet bij jouw activiteiten past, dan voldoe je niet aan de voorwaarden voor de toetsingsvrijstelling en ben je in overtreding.

Dit is ook de reden waarom het Arboportaal van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkgevers adviseert om via de routeplanner van het Steunpunt RI&E te controleren welke instrumenten beschikbaar zijn voor hun specifieke organisatie. Neem die stap serieus, want een foutief gekozen instrument kan betekenen dat je RI&E als ongeldig wordt beschouwd bij een inspectie.

Wat als er geen branche-RI&E voor jouw sector bestaat?

Niet voor elke branche is een erkend instrument beschikbaar. In dat geval kun je gebruik maken van een algemeen RI&E-instrument, zoals de Route naar RI&E die door het ministerie van SZW is ontwikkeld en gratis beschikbaar is voor het mkb. Het nadeel is dat je dan altijd een externe toetsing nodig hebt, ook als je minder dan 25 medewerkers in dienst hebt. Een arbodeskundige of gecertificeerde arbodienst toetst de RI&E dan op volledigheid en kwaliteit.

Ook als je wel een erkend branche-instrument gebruikt, kan het voorkomen dat er risico's in jouw organisatie zijn die niet in het instrument zijn opgenomen. Denk aan specifieke machines, bijzondere werksituaties of een combinatie van activiteiten. In dat geval is het verstandig om die risico's aanvullend te inventariseren en toe te voegen aan je RI&E.

Zo ga je praktisch aan de slag

• Controleer via de routeplanner op rie.nl welk erkend branche-instrument bij jouw sector past.
• Kijk of het instrument een groen Steunpunt-erkenningsicoontje heeft en of de erkenning nog actueel is.
• Betrek een preventiemedewerker bij het invullen. Als werkgever met maximaal 25 medewerkers mag je die rol zelf vervullen.
• Vul de vragenlijst in samen met iemand die de werkvloer goed kent, bij voorkeur na een rondgang door het bedrijf.
• Voeg risico's toe die specifiek zijn voor jouw situatie maar niet in het instrument staan.
• Stel direct een plan van aanpak (PvA) op: daarin leg je vast welke maatregelen je neemt, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer dat gebeurt.
• Actualiseer de RI&E bij ingrijpende wijzigingen in werkzaamheden, werkplek of personeelssamenstelling.

Betrek medewerkers of hun vertegenwoordigers actief bij de inventarisatie. Dat is niet alleen wettelijk verplicht via de Arbowet, maar levert ook inhoudelijk betere resultaten op: de mensen op de werkvloer zien risico's die een werkgever soms over het hoofd ziet.

Wat als je de RI&E niet op orde hebt?

De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert of bedrijven een RI&E en een plan van aanpak hebben en of die volledig en actueel zijn. Ontbreekt de RI&E of is die kwalitatief onvoldoende? Dan kan de inspectie maatregelen nemen en een boete opleggen. Dat niet-naleven direct beboetbaar is, verklaart mede de stijging van 50 procent naleving in 2019-2021 naar 64 procent in 2022-2023. Maar dat betekent tegelijk dat nog altijd ruim een derde van de bedrijven niet voldoet aan deze wettelijke plicht.

Een branche-RI&E is voor veel kleine bedrijven een toegankelijke en praktische manier om volledig aan de RI&E-verplichting te voldoen, mits je de spelregels kent en je het juiste, erkende instrument kiest voor jouw sector.

Key takeaways

• Een branche-RI&E is een sectorspecifiek RI&E-instrument, ontwikkeld door brancheorganisaties in samenwerking met arbodeskundigen en sociale partners.
• Gebruik je een erkend branche-instrument en heb je maximaal 25 medewerkers? Dan hoef je de RI&E niet extern te laten toetsen.
• Het instrument moet officieel erkend zijn door het Steunpunt RI&E. Herken dat aan het groene vinkje op rie.nl.
• Jouw bedrijf moet daadwerkelijk in de betreffende branche actief zijn. Kies het instrument dus niet op basis van gemak, maar op basis van wat jouw organisatie echt doet.
• Bestaan er voor jouw sector geen erkende instrumenten? Dan is een algemeen RI&E-instrument met verplichte externe toetsing de aangewezen route.
• Stel altijd een plan van aanpak op na de inventarisatie, en actualiseer de RI&E bij wijzigingen in je organisatie of werkzaamheden.
• Twijfel je welk instrument bij jouw situatie past, of wil je zeker weten dat je RI&E waterdicht is? Schakel dan een arbodeskundige in voor begeleiding.

Een goede RI&E is meer dan een juridische verplichting: het is de basis voor een werkplek waar mensen veilig en gezond aan het werk kunnen. Wil je weten welke route het beste bij jouw bedrijf past? Care Concern denkt graag met je mee.