Hoe vaak moet je een RI&E actualiseren?

Slechts 64 procent van alle Nederlandse werkgevers had in 2022-2023 een RI&E, zo blijkt uit onderzoek van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Maar een nog stillere fout schuilt bij werkgevers die wél een RI&E hebben, maar niet meer weten wanneer die voor het laatst is bijgewerkt. De datum op de voorkant is namelijk niet hetzelfde als de actualiteit van de inhoud, en dat onderscheid is precies waar het bij een inspectie op aankomt.

De vraag “hoe vaak moet ik mijn RI&E actualiseren?” lijkt eenvoudig, maar het antwoord is genuanceerder dan de meeste werkgevers verwachten. De Arbowet schrijft geen vaste vervaldatum voor, maar legt wél een doorlopende verplichting op: jouw RI&E moet op elk moment de werkelijkheid in jouw organisatie weerspiegelen. Dat vraagt om een andere manier van kijken, namelijk niet “wanneer verloopt mijn RI&E?”, maar “klopt mijn RI&E nog met hoe wij vandaag werken?”

In dit artikel lees je wat de wet precies van jou vraagt, welke momenten een actualisatie verplicht of verstandig maken, wat de meestgemaakte denkfout is en hoe je een werkend ritme opzet zodat jouw RI&E nooit stiekem veroudert.

Wat zegt de Arbowet over de frequentie?

Artikel 5 van de Arbowet verplicht iedere werkgever met personeel om een actuele RI&E te hebben en bij te houden. De wet noemt geen concrete termijn in jaren, maar stelt dat de RI&E moet worden herzien zodra de situatie in het bedrijf daartoe aanleiding geeft. Werkgevers zijn verplicht de RI&E net zo vaak aan te passen als nodig is, zo staat letterlijk op het Arboportaal. Dat klinkt vrijblijvend, maar is het niet: de Nederlandse Arbeidsinspectie controleert actief of jouw RI&E up-to-date is en of het bijbehorende plan van aanpak wordt uitgevoerd.

In de praktijk hanteren veel organisaties een vaste reviewcyclus van drie tot vijf jaar, aangevuld met tussentijdse updates wanneer er iets wezenlijks verandert. Veel bedrijven kiezen ervoor de RI&E elke drie tot vijf jaar volledig te actualiseren, aangevuld met tussentijdse updates bij veranderingen. Voor bepaalde branches gelden via arbocatalogi strengere eisen, waarbij een herziening om de twee of drie jaar verplicht is. Het is daarom verstandig om de specifieke regelgeving voor jouw branche goed te kennen.

De meestgemaakte denkfout over de RI&E

De meest voorkomende misvatting is dat een RI&E een soort certificaat is met een houdbaarheidsdatum van vijf jaar. Dat klopt niet. De actualiteit van de inhoud telt, niet de datum op de voorkant. Een document van twee jaar oud kan al verouderd zijn als er in de tussentijd veel is veranderd, terwijl een oudere RI&E nog steeds geldig kan zijn als de situatie stabiel is gebleven. Met andere woorden: een RI&E heeft geen vaste vervaldatum, maar een doorlopende geldigheidsplicht.

Een tweede veelgehoorde misvatting is dat alleen grote bedrijven hier echt op worden gecontroleerd. De Nederlandse Arbeidsinspectie verwacht van ieder bedrijf met personeel dat zij voldoen aan de wettelijke verplichting van het hebben van een RI&E en plan van aanpak, ongeacht de omvang. Kleine werkgevers met minder dan 25 medewerkers mogen onder voorwaarden gebruikmaken van een erkend branche-instrument, maar ook dan geldt: zodra de werksituatie verandert, moet de RI&E mee.

Wanneer is actualiseren verplicht?

Naast de periodieke review zijn er concrete situaties waarin je zonder uitstel aan de slag moet. Redenen om een RI&E te actualiseren zijn onder meer aangepaste werkmethoden of werkomstandigheden die nieuwe risico's met zich meebrengen, of nieuwe inzichten waaruit blijkt dat een werkgever een arbeidsrisico beter op een andere manier kan aanpakken. Denk aan een nieuwe machine, een andere grondstof of een verhuizing naar een nieuw bedrijfspand. Maar er zijn meer aanleiding gevende momenten:

• Introductie van nieuwe bedrijfsactiviteiten of een reorganisatie
• Aanschaf van nieuwe machines of installaties
• Wijzigingen in werkprocedures of taakverdeling
• Een ernstig arbeidsongeval of een bijna-incident
• Wijzigingen in de wet- of regelgeving die van toepassing zijn op jouw sector
• Nieuwe wetenschappelijke inzichten over gezondheidseffecten, bijvoorbeeld bij gevaarlijke stoffen

Al deze momenten zijn niet optioneel: ze zijn een directe aanleiding tot herziening. Wacht je er toch mee, dan loop je het risico dat de Arbeidsinspectie bij een inspectie vaststelt dat jouw RI&E de werkelijkheid niet meer dekt, met mogelijke consequenties voor jou als werkgever.

Wie is verantwoordelijk voor de actualisatie?

De eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij de werkgever, ook als de uitvoering wordt gedelegeerd. De werkgever kan de uitvoering delegeren aan een KAM-manager, een preventiemedewerker of een externe adviseur, maar de verantwoordelijkheid blijft bij de directie of het management liggen. In de dagelijkse praktijk is de preventiemedewerker vaak de aangewezen persoon om de RI&E te bewaken en bij te houden: die signaleert veranderingen, coördineert evaluaties en zorgt dat het plan van aanpak wordt gevolgd.

Bij organisaties met meer dan 25 medewerkers geldt bovendien dat de RI&E moet worden getoetst door een gecertificeerd arbodeskundige. Bij kleinere organisaties is externe toetsing alleen vereist als er geen gebruik wordt gemaakt van een erkende branche-RI&E. Werk je met een VCA- of ISO-certificering? Dan moet jouw RI&E aantoonbaar actueel zijn en goed worden bijgehouden, en wordt in sommige gevallen zelfs een jaarlijkse update aanbevolen.

Zo houd je jouw RI&E structureel actueel

Een RI&E actueel houden vraagt geen grote projecten, maar wél een vaste werkwijze. De onderstaande aanpak helpt jou om grip te houden zonder dat het veel tijd kost:

• Stel een jaarlijks vast reviewmoment in, ook als er geen grote veranderingen zijn geweest
• Leg in jouw arbobeleid vast wie verantwoordelijk is voor de bewaking van de RI&E en hoe de actualisatiefrequentie eruitziet
• Koppel de RI&E aan je interne wijzigingsprocedures: wie een nieuwe machine aanschaft of een werkproces aanpast, meldt dat automatisch bij de preventiemedewerker
• Betrek medewerkers actief, zij signaleren als eerste wanneer de praktijk afwijkt van wat er op papier staat
• Gebruik een erkend branche-instrument als dat beschikbaar is, want dat is afgestemd op de risico's in jouw sector en vereenvoudigt zowel de opstelling als de actualisatie

Een slimme tip: noteer bij elke actualisatie niet alleen de datum, maar ook de aanleiding en de wijzigingen die zijn doorgevoerd. Dat maakt het bij een eventuele inspectie direct inzichtelijk dat jij actief met de RI&E werkt en niet alleen een document bewaart.

Branche-eisen en VCA: extra verplichtingen

Afhankelijk van jouw sector kunnen er strengere eisen gelden dan wat de Arbowet als minimum stelt. In sectoren met verhoogde risico’s, zoals de bouw of transport, is een sectorgerichte RI&E extra waardevol. Via arbocatalogi kunnen branchepartijen afspreken dat een herziening om de twee of drie jaar verplicht is. Controleer daarom altijd wat jouw brancheorganisatie of certificerende instantie hierover voorschrijft, zodat je niet alleen aan de Arbowet voldoet, maar ook aan de specifieke verwachtingen van jouw sector. Het Steunpunt RI&E biedt hiervoor een handig overzicht van erkende branche-instrumenten en aanvullende richtlijnen.

Een RI&E zonder vervaldatum betekent niet dat je er niet actief mee bezig hoeft te zijn. Het betekent juist dat je als werkgever continu verantwoordelijk bent voor de actualiteit ervan, en dat vraagt om een bewuste aanpak in plaats van afwachten tot ‘de vijf jaar om zijn’.

Key takeaways

• De Arbowet schrijft geen vaste termijn voor, maar verplicht jou wel om jouw RI&E altijd actueel te houden: de inhoud telt, niet de datum.
• Als praktische richtlijn geldt een volledige herziening elke drie tot vijf jaar, aangevuld met een directe update bij elke wezenlijke verandering in de organisatie.
• Verplichte actualisatiemomenten zijn onder meer: nieuwe machines, gewijzigde werkprocessen, reorganisaties, ernstige incidenten en wijzigingen in wet- of regelgeving.
• De eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij de werkgever, ook als de uitvoering bij een preventiemedewerker of externe adviseur ligt.
• Bedrijven met meer dan 25 medewerkers moeten de RI&E laten toetsen door een gecertificeerd arbodeskundige; voor branches met een erkend instrument gelden vereenvoudigde regels.
• Leg de actualisatiefrequentie vast in jouw arbobeleid en koppel die aan interne wijzigingsprocedures, zodat actualisatie geen ad-hocactie blijft maar een vast onderdeel van de bedrijfsvoering.
• Controleer altijd de branche-eisen via jouw arbocatalogus of brancheorganisatie, want die kunnen strengere frequenties voorschrijven dan de wettelijke minimumplicht.

Twijfel je of jouw RI&E de huidige situatie nog goed dekt? Laat hem dan beoordelen door een arbodeskundige voordat de Arbeidsinspectie dat voor je doet. Wij helpen je graag op weg.