Wat is een vertrouwenspersoon en ben je verplicht er een aan te stellen?

Ruim 1,5 miljoen medewerkers krijgen jaarlijks te maken met grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer, zo blijkt uit een petitie die de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen in juni 2025 aanbood aan de Eerste Kamer. Dat is geen abstract getal: het gaat om collega's die dagelijks pesten, intimidatie of ongewenste seksuele aandacht meemaken en nergens terechtkunnen. Tegelijkertijd laten CBS-cijfers uit 2024 zien dat 17 procent van alle werknemers in het afgelopen jaar slachtoffer was van ongewenst gedrag op het werk, een percentage dat al jaren alarmerend stabiel blijft.

Als werkgever heb je de wettelijke plicht om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen. Een vertrouwenspersoon speelt daarin een centrale rol. Maar ben je nu al verplicht er een aan te stellen? En wat doet zo iemand eigenlijk? In dit artikel leggen we het helder uit, zodat jij precies weet waar je aan toe bent en wat je vandaag al kunt regelen.

Wat doet een vertrouwenspersoon precies?

Een vertrouwenspersoon is een onafhankelijk en neutraal aanspreekpunt binnen of buiten jouw organisatie. Medewerkers die te maken krijgen met pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie of een te hoge werkdruk kunnen bij deze persoon terecht voor een luisterend oor, begeleiding en advies over mogelijke vervolgstappen. De vertrouwenspersoon neemt geen beslissingen over de situatie, maar helpt de medewerker zelf regie te houden.

De basistaken omvatten onder andere:

• Luisteren naar en opvangen van medewerkers die ongewenst gedrag ervaren.
• Begeleiden bij het verkennen van mogelijke oplossingen en procedures.
• Voorlichten over rechten, klachtprocedures en interne meldroutes.
• Signaleren van structurele knelpunten en adviseren over preventieve maatregelen.
• Rapporteren aan de werkgever, zonder de vertrouwelijkheid te schenden.

Belangrijk om te weten is dat het Arboportaal expliciet adviseert om een bedrijfsmaatschappelijk werker of personeelsfunctionaris niet tegelijkertijd als vertrouwenspersoon aan te stellen. De kans op rolconflicten is dan namelijk groot, en dat ondermijnt precies het vertrouwen dat de functie vereist.

Is een vertrouwenspersoon verplicht voor werkgevers?

Dit is de vraag die veel werkgevers bezighoudt, en het antwoord is genuanceerd. Formeel is een vertrouwenspersoon op dit moment nog niet wettelijk verplicht. Het initiatiefwetsvoorstel tot verplichtstelling, bekend als het voorstel-Patijn (voorheen voorstel-Maatoug), is op 23 mei 2023 aangenomen door de Tweede Kamer, maar ligt nog ter behandeling bij de Eerste Kamer. Een exacte inwerkingtreding is nog niet vastgesteld.

Wat het wetsvoorstel regelt zodra het wordt aangenomen: werkgevers met ten minste tien medewerkers worden verplicht minimaal één interne of externe vertrouwenspersoon aan te stellen. De Nederlandse Arbeidsinspectie gaat toezicht houden op de naleving. Wie geen vertrouwenspersoon aanwijst, kan rekenen op een waarschuwing, een eis tot naleving of een bestuurlijke boete.

Tegelijk geldt nu al een stevige wettelijke basis via de Arbowet. Artikel 3 van die wet verplicht werkgevers om beleid te voeren om PSA te voorkomen of te beperken. Doe je dat niet, dan loopt je organisatie het risico dat de Arbeidsinspectie maatregelen neemt. Een vertrouwenspersoon aanstellen wordt door de inspectie gezien als een concrete invulling van dat PSA-beleid. Kortom: zelfs zonder de nieuwe verplichting heb je als werkgever al een duidelijke verantwoordelijkheid.

Interne of externe vertrouwenspersoon: wat past bij jou?

Je hebt als werkgever de keuze tussen een interne vertrouwenspersoon (een eigen medewerker in die rol) of een externe vertrouwenspersoon (via een arbodienst, branchevereniging of gespecialiseerde aanbieder). Beide opties zijn toegestaan onder het wetsvoorstel. Een externe vertrouwenspersoon biedt doorgaans meer afstand tot de organisatie, wat de drempel voor medewerkers verlaagt om een gesprek aan te vragen. Die onafhankelijkheid maakt het makkelijker om openlijk te praten over gevoelige situaties.

Het is raadzaam te kiezen voor een vertrouwenspersoon die gecertificeerd is bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen. Daarnaast verplicht het wetsvoorstel dat de aanstelling in overleg gaat met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Hebben jullie geen formele medezeggenschap? Dan treed je in overleg met de medewerkers zelf.

Denk bij grotere organisaties ook aan diversiteit in je keuze: medewerkers kunnen het prettig vinden te kiezen voor iemand die past bij hun achtergrond, geslacht of leeftijd. Dat vergroot de toegankelijkheid en daarmee de effectiviteit van de functie.

Een veelgemaakte fout: de vertrouwenspersoon als losse maatregel

Veel werkgevers denken dat het aanstellen van een vertrouwenspersoon voldoende is om aan hun PSA-verplichtingen te voldoen. Dat is een misvatting. De vertrouwenspersoon is één onderdeel van een breder PSA-beleid, geen vervanging ervan. Wie geen gedragscode heeft, geen klachtenprocedure, geen heldere meldroute en geen aandacht voor werkdruk in de RI&E, mist de structurele aanpak die de wet beoogt.

Een goed PSA-beleid bestaat uit meerdere lagen: het voorkomen van ongewenst gedrag door duidelijke normen en voorbeeldgedrag van leidinggevenden, het signaleren via periodiek onderzoek en een laagdrempelig meldpunt, en het oplossen via een klachtencommissie en begeleiding. De vertrouwenspersoon vervult daarin een waardevolle brugfunctie, maar staat nooit alleen.

Wat moet er in de RI&E staan?

De RI&E speelt een directe rol bij de vertrouwenspersoon. Als werkgever moet je in de RI&E vastleggen dat de vertrouwenspersoon voldoende tijd en middelen heeft om zijn of haar taken goed te kunnen uitvoeren. Beschrijf daarin ook hoe je borgt dat de vertrouwenspersoon over de benodigde deskundigheid beschikt en vertrouwelijk kan handelen. Leg de basistaken schriftelijk vast, bij voorkeur in een meldregeling. Zo weten medewerkers wanneer en hoe ze een beroep kunnen doen op de vertrouwenspersoon en zijn de afspraken voor alle partijen helder.

Praktische stappen die je nu al kunt zetten

Wacht niet op de definitieve inwerkingtreding van de wet. Dit is wat je vandaag al kunt regelen:

• Controleer of jouw RI&E PSA-risico's in kaart brengt, inclusief werkdruk, pesten en intimidatie.
• Stel een vertrouwenspersoon aan, intern of extern, en leg de taken schriftelijk vast.
• Betrek de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging bij de aanstelling.
• Zorg voor een gedragscode en een heldere klacht- en meldprocedure.
• Communiceer actief naar alle medewerkers wie de vertrouwenspersoon is en hoe zij contact kunnen opnemen.
• Zorg dat leidinggevenden het goede voorbeeld geven en het onderwerp bespreekbaar maken.

Door nu al te handelen, ben je niet alleen voorbereid op de aankomende wetgeving, maar laat je ook zien dat jij sociale veiligheid serieus neemt. Dat merken je medewerkers.

Een vertrouwenspersoon is geen formaliteit, maar een tastbaar signaal dat jij als werkgever echt investeert in een veilige werkcultuur. Sociale veiligheid begint bij laagdrempelige toegang tot ondersteuning, en dat is precies wat een goed ingebedde vertrouwenspersoon biedt.

Key takeaways

• Het wetsvoorstel verplichtstelling vertrouwenspersoon is aangenomen door de Tweede Kamer en wacht op goedkeuring van de Eerste Kamer. Werkgevers met tien of meer medewerkers worden straks verplicht minimaal één vertrouwenspersoon aan te stellen.
• Al vóór de nieuwe wet geldt via de Arbowet de verplichting om PSA-beleid te voeren. Een vertrouwenspersoon is daarvoor een concrete en waardevolle maatregel.
• Kies bewust tussen intern en extern: een externe vertrouwenspersoon verlaagt de drempel voor medewerkers doordat hij of zij onafhankelijk en op afstand van de organisatie opereert.
• Stel de vertrouwenspersoon nooit als losse maatregel in, maar als onderdeel van een breed PSA-beleid met gedragscode, klachtenprocedure en aandacht voor werkdruk in de RI&E.
• Leg de taken schriftelijk vast en communiceer actief naar medewerkers wie de vertrouwenspersoon is en hoe zij contact kunnen opnemen.
• Betrek de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging bij de aanstelling van de vertrouwenspersoon.

Wil je weten hoe jouw organisatie er nu voor staat op het gebied van PSA en sociale veiligheid? Care Concern helpt je met een complete RI&E, een helder PSA-beleid en de juiste begeleiding bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Neem gerust contact met ons op en zet samen de eerste stap.