Wat is een werkplekonderzoek en wanneer zet je het in?

Wist u dat 59% van de Nederlandse werknemers last heeft van klachten aan het bewegingsapparaat? Met 43% die arm-, nek- en schouderklachten ervaart en 22% van het verzuim dat deels of hoofdzakelijk werkgerelateerd is, wordt het duidelijk hoe belangrijk het is om werkplekken kritisch te evalueren. Een werkplekonderzoek biedt u de mogelijkheid om verder te kijken dan het algemene risicobeeld dat uit de RI&E naar voren komt. Waar de RI&E verplicht is en de basis vormt van uw arbobeleid, zoomt een werkplekonderzoek in op de dagelijkse praktijk van een medewerker, team of specifieke werksituatie.

Het belang van een werkplekonderzoek reikt verder dan alleen het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voor werkgevers, HR-managers en arbocoördinatoren die willen sturen op preventie, arbeidsgeschiktheid en duurzame inzetbaarheid, is het een waardevol instrument. Klachten ontstaan niet alleen door zwaar werk, maar ook door langdurig zitten, repeterende handelingen en slecht ingerichte werkplekken. Zeker nu 44% van de werknemers dagelijks langdurig achter een scherm zit en de kosten van verzuim door fysieke klachten oplopen tot 1,5 miljard euro per jaar, is het zinvol om te investeren in een goed arbobeleid. Lees meer over hoe een werkplekonderzoek kan bijdragen aan de gezondheid van uw werknemers hier.

Werkplekonderzoek als verdieping op de RI&E

Een werkplekonderzoek is meestal geen losstaande arboactie, maar een praktische verdieping op risico’s die u al kent uit de dagelijkse praktijk, uit signalen van medewerkers of uit de RI&E-verplichtingen voor werkgevers. Waar de RI&E kijkt naar risico’s op organisatieniveau, zoomt een werkplekonderzoek in op een concrete werkplek, functie of medewerker.

Dat verschil is belangrijk. De Arbowet verplicht werkgevers om een RI&E op te stellen en een plan van aanpak te maken. Daarnaast moet u zorgen voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden. Een werkplekonderzoek helpt om die zorgplicht praktisch in te vullen, bijvoorbeeld bij beeldschermwerk, fysieke belasting, thuiswerken of terugkerende klachten.

In de praktijk betekent dit:

• Voor werkgevers: u krijgt concreet inzicht in wat er op een specifieke werkplek moet veranderen.
• Voor werknemers: klachten, belemmeringen en werkgewoonten worden serieus en persoonlijk bekeken.
• Voor arbocoördinatoren: een werkplekonderzoek maakt risico’s uit de RI&E of verzuimdossiers beter onderbouwd en beter uitvoerbaar.

Juist doordat een werkplekonderzoek zo gericht is, levert het vaak adviezen op die direct toepasbaar zijn: aanpassing van stoel, bureau of scherm, inzet van hulpmiddelen, wijziging van werkvolgorde of afwisseling in taken.

Wanneer zet u een werkplekonderzoek in?

Werkplekonderzoek bij beginnende of terugkerende klachten

Een veelvoorkomende aanleiding voor een werkplekonderzoek is fysieke overbelasting. Denk aan rug-, nek-, schouder- of armklachten. Volgens TNO/CBS heeft 59% van de werknemers klachten aan het bewegingsapparaat en 43% arm-, nek- en schouderklachten. Dat maakt vroeg signaleren en handelen belangrijk.

Een werkplekonderzoek is zinvol als een medewerker:

• regelmatig last heeft van nek, schouders, rug of polsen;
• langdurig zit of repeterende handelingen uitvoert;
• werkt in een niet-neutrale houding;
• aangeeft dat de werkplek niet goed instelbaar is;
• al eerder is uitgevallen met vergelijkbare klachten.

Voor de werknemer betekent dit dat niet alleen naar de klacht wordt gekeken, maar ook naar de oorzaak in de werksituatie. Voor de werkgever is dat belangrijk, omdat alleen symptoombestrijding vaak onvoldoende helpt. Voor de arbocoördinator biedt het een onderbouwde basis om maatregelen op te nemen in het plan van aanpak of om leidinggevenden gericht te adviseren.

Werkplekonderzoek bij beeldschermwerk en thuiswerken

Bij beeldschermwerk gelden specifieke wettelijke aandachtspunten. Het Arbobesluit noemt onder meer dat beeldschermwerk moet worden afgewisseld en dat de werkplek goed moet zijn ingericht. Werknemers die meer dan twee uur per dag beeldschermwerk doen, lopen extra risico op fysieke belasting als scherm, stoel, bureau of invoermiddelen niet goed zijn afgestemd.

Een werkplekonderzoek is daarom vaak passend bij:

• kantoorfuncties met veel schermuren;
• hybride werken;
• structureel thuiswerken;
• gebruik van laptops zonder losse middelen;
• signalen van vermoeidheid, hoofdpijn of houdingsklachten.

Ook voor thuiswerkplekken blijft de zorgplicht van de werkgever van toepassing. Dat betekent niet dat elke thuissituatie volledig hetzelfde hoeft te zijn als op kantoor, maar wel dat u ergonomische risico’s in beeld moet brengen en redelijke maatregelen moet treffen. In veel organisaties is dat een logisch vervolg op een bredere aanpak rond psychosociale arbeidsbelasting en werkdruk, omdat fysieke en mentale belasting elkaar vaak beïnvloeden.

Werkplekonderzoek na veranderingen in werk of organisatie

Een werkplekonderzoek is ook verstandig bij veranderingen, zoals:

• een verhuizing of herinrichting;
• invoering van nieuwe apparatuur of software;
• functiewijzigingen;
• andere werkprocessen;
• groei van het aantal thuiswerkers;
• een nieuwe productie- of magazijnindeling.

Veranderingen lijken soms klein, maar kunnen grote gevolgen hebben voor werkhouding, belasting en werktempo. Juist dan helpt een werkplekonderzoek om niet pas te reageren als klachten of verzuim al zijn ontstaan.

Hoe verloopt een werkplekonderzoek in de praktijk?

Een werkplekonderzoek begint meestal met een inventarisatie van de werkzaamheden, de ervaren belasting en eventuele klachten. Daarna kijkt een deskundige naar de inrichting van de werkplek, de werkhouding, gebruikte hulpmiddelen en de manier waarop het werk is georganiseerd.

Afhankelijk van de functie kan dat gaan om:

• bureau, stoel, scherm, toetsenbord en muis;
• reikafstanden en zithouding;
• til-, duw- of trekbelasting;
• repeterende bewegingen;
• werktempo en herstelmomenten;
• combinatie van fysieke en mentale belasting;
• omstandigheden thuis, onderweg of op locatie.

Daarna volgt een rapportage met concrete aanbevelingen. Denk aan een andere instelling van de werkplek, extra hulpmiddelen, instructie over werkhouding, taakafwisseling of aanpassingen in werkorganisatie.

Voor werkgevers is het belangrijk dat de aanbevelingen niet in een la verdwijnen. Koppeling aan beleid en opvolging maken het verschil. Dat sluit ook aan bij de meer strategische afweging of u een RI&E intern organiseert of kiest voor de voordelen van RI&E uitbesteden, bijvoorbeeld als u extra deskundigheid nodig heeft om risico’s goed te vertalen naar maatregelen.

Welke soorten werkplekonderzoek zijn er?

Werkplekonderzoek voor kantoor en beeldschermwerk

Dit is de bekendste vorm van werkplekonderzoek. De nadruk ligt op ergonomie, instellingen van meubilair en apparatuur, afwisseling tijdens de werkdag en werkgedrag. Zeker nu 44% van de werknemers dagelijks zes uur of meer achter een beeldscherm werkt, is dit voor veel organisaties geen uitzondering maar dagelijkse praktijk.

Een adviseur let bijvoorbeeld op schermhoogte, kijkafstand, armondersteuning, zitdiepte, bureauniveau en het gebruik van een laptop met losse middelen. Ook wordt gekeken of iemand voldoende afwisselt tussen zitten, staan en bewegen.

Werkplekonderzoek voor fysiek belastend werk

In productie, logistiek, techniek, zorg en schoonmaak gaat een werkplekonderzoek vaak over tillen, dragen, duwen, trekken, reiken, bukken of werken in ongunstige houdingen. TNO geeft aan dat 37% van de werknemers fysiek belastend werk doet en dat fysieke belasting een belangrijke oorzaak blijft van ziekteverzuim en beroepsziekten.

In deze context kijkt een werkplekonderzoek bijvoorbeeld naar:

• de hoogte van werkvlakken;
• de noodzaak van tillen of verplaatsen;
• inzet van hulpmiddelen;
• looproutes;
• werkvolgorde;
• frequentie en duur van belastende handelingen.

Voor de werkgever levert dat vaak direct bruikbare verbeterpunten op in de bronaanpak. Voor de werknemer betekent het dat niet alleen gevraagd wordt “hoe gaat het?”, maar dat de feitelijke belasting zichtbaar wordt gemaakt.

Werkplekonderzoek voor mobiele en hybride werkplekken

Ook chauffeurs, buitendienstmedewerkers en hybride werkenden kunnen baat hebben bij een werkplekonderzoek. Dan wordt niet alleen gekeken naar één vaste werkplek, maar naar de combinatie van auto, klantlocatie, thuiswerkplek en kantoor. Juist die afwisseling maakt belasting soms minder zichtbaar, terwijl klachten zich wel opbouwen.

Wat betekent een werkplekonderzoek voor werkgever, werknemer en arbocoördinator?

Voor werkgevers

Een werkplekonderzoek helpt u om invulling te geven aan uw zorgplicht en om preventief te handelen. Dat is belangrijk, want CBS meldt dat 22% van het verzuim in 2023 volgens werknemers deels of hoofdzakelijk werkgerelateerd was. Daarnaast bedragen de kosten voor loondoorbetaling bij verzuim door klachten aan het bewegingsapparaat volgens TNO jaarlijks circa 1,5 miljard euro.

Concreet levert een werkplekonderzoek u op:

• beter onderbouwde maatregelen;
• lagere kans op terugkerende klachten;
• ondersteuning bij re-integratie;
• beter dossier rondom arbeidsomstandigheden;
• meer bewustwording bij leidinggevenden en teams.

Voor werknemers

Voor medewerkers is een werkplekonderzoek vaak waardevol omdat het persoonlijk en praktisch is. Er wordt gekeken naar de echte werksituatie, niet alleen naar algemene richtlijnen. Dat vergroot de kans dat adviezen passen bij de dagelijkse werkzaamheden.

Daarnaast geeft het werknemers vaak meer grip op hun eigen belasting. Niet alleen de inrichting van de werkplek telt mee, maar ook gedrag, pauzes, taakafwisseling en het tijdig melden van signalen.

Voor arbocoördinatoren

Voor arbocoördinatoren is een werkplekonderzoek een bruikbaar instrument om signalen uit verschillende bronnen samen te brengen: RI&E, verzuimcijfers, medewerkerstevredenheid, PAGO, meldingen van leidinggevenden en individuele klachten.

Het helpt om onderscheid te maken tussen:

• een incidenteel probleem op één werkplek;
• een breder organisatierisico;
• een behoefte aan instructie;
• een noodzaak tot technische of organisatorische aanpassing.

Daarmee wordt het makkelijker om prioriteiten te stellen en management mee te nemen in gerichte verbetermaatregelen.

Werkplekonderzoek preventief inzetten geeft vaak de meeste winst

Veel organisaties zetten een werkplekonderzoek pas in als een medewerker al klachten heeft of is uitgevallen. Toch ligt de grootste winst vaak in preventieve inzet. Zeker bij beeldschermwerk, fysieke arbeid en thuiswerken is het verstandig om niet te wachten op verzuim.

Preventieve inzet is bijvoorbeeld verstandig:

• na signalen uit de RI&E;
• in teams met veel schermwerk;
• bij functies met fysieke piekbelasting;
• bij terugkerende meldingen van dezelfde klachten;
• tijdens onboarding van nieuwe medewerkers;
• bij langdurig hybride werken.

Een preventieve aanpak maakt het ook makkelijker om van individuele oplossingen naar structureel beleid te gaan. Als uit meerdere werkplekonderzoeken blijkt dat medewerkers tegen dezelfde knelpunten aanlopen, dan is dat vaak een signaal dat de oplossing niet alleen op persoonsniveau ligt, maar ook in inrichting, middelen of werkorganisatie.

Zo wordt een werkplekonderzoek meer dan een losse interventie: het wordt een praktisch hulpmiddel om arbeidsrisico’s vroeg te herkennen, gericht te verminderen en uw arbobeleid beter uitvoerbaar te maken.

Met een gericht werkplekonderzoek maakt u de stap van signalen naar concrete verbeteringen in het dagelijkse werk. Zo ontstaat er ruimte om klachten te voorkomen, medewerkers beter te ondersteunen en uw beleid voor gezond en veilig werken verder te versterken.

Key takeaways

• Een werkplekonderzoek is een waardevolle verdieping op de RI&E en vertaalt algemene risico’s naar concrete aandachtspunten op werkplekniveau.
• U zet een werkplekonderzoek niet alleen in bij klachten, maar ook preventief bij beeldschermwerk, thuiswerken en organisatorische of taakgerichte veranderingen.
• De uitkomsten geven heldere handvatten voor gerichte aanpassingen in werkplek, hulpmiddelen, werkhouding en werkorganisatie.
• Voor arbocoördinatoren en HR biedt een werkplekonderzoek meer onderbouwing voor het plan van aanpak en voor advies richting directie en leidinggevenden.
• Door signalen vroegtijdig op te pakken, voorkomt u dat kleine knelpunten uitgroeien tot langdurig verzuim of terugkerende klachten.
• Met structurele inzet van werkplekonderzoek bouwt u stap voor stap aan duurzame inzetbaarheid en een organisatie waarin gezond en veilig werken de norm is.

Door werkplekonderzoek een vaste plek te geven in uw arbobeleid, laat u zien dat u klachten niet alleen wilt oplossen, maar liever wilt voorkomen. Zo werken we samen aan een gezonde, toekomstbestendige organisatie waarin medewerkers met plezier en zonder onnodige belasting hun werk kunnen doen.