RI&E plan van aanpak: wat moet erin staan en hoe stel je het op?

Wist u dat 68 procent van de bedrijven inmiddels een RI&E heeft, maar dat bij meer dan 30 procent van de organisaties de basis van het arbobeleid nog niet op orde is? Dit is waar het plan van aanpak een onmisbare rol speelt. Een RI&E zonder plan van aanpak is namelijk niet compleet. Sterker nog, de Nederlandse Arbeidsinspectie kan direct ingrijpen als onderdeel van de RI&E ontbreekt of onvolledig is. Voor werkgevers, HR-professionals en arbocoördinatoren gaat het echter om meer dan alleen wetgeving. Een goed plan van aanpak maakt zichtbaar welke risico’s prioritair aangepakt moeten worden, wie daarbij verantwoordelijk is, welke maatregelen genomen moeten worden en binnen welke termijn dit gerealiseerd moet zijn. Op deze manier wordt risico-inzicht omgezet naar concrete preventie.

Dit is van groot belang, zeker nu arbeidsrisico’s verder reiken dan alleen fysieke veiligheid. Denk hierbij aan werkdruk, gevaarlijke stoffen, veranderende werkprocessen of een verhuizing die nieuwe risico’s introduceert. Een sterk plan van aanpak helpt om gericht te sturen op gezondheid, arbeidsgeschiktheid en duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Niet met geïsoleerde acties, maar met realistische, SMART geformuleerde maatregelen die goed passen bij uw organisatie en de arbeidshygiënische strategie. Wilt u meer weten over wat er minimaal in een RI&E plan van aanpak moet staan? Lees dan verder in ons blog over hoe u prioriteiten bepaalt en van een verplicht document naar een werkbaar arbo-instrument gaat.

RI&E plan van aanpak opstellen: wat moet er minimaal in staan?

Bij een RI&E plan van aanpak opstellen gaat het niet om een losse actielijst, maar om een verplicht onderdeel van de RI&E. Volgens Arboportaal over wat de wet zegt over de RI&E moet de werkgever na het inventariseren van risico’s vastleggen welke maatregelen worden genomen, op welke manier en wanneer die zijn ingevoerd. Ook Arboportaal over de onderdelen van de RI&E is daar duidelijk over: het plan van aanpak bevat in ieder geval de maatregelen, de termijn en wie verantwoordelijk is.

In de praktijk zien we dat een bruikbaar plan van aanpak meestal de volgende onderdelen bevat:

• het benoemde risico of knelpunt;
• de prioriteit van dat risico;
• de maatregel die u wilt nemen;
• de verantwoordelijke persoon of functie;
• de uitvoertermijn;
• de benodigde middelen of budgetten;
• de manier van invoeren;
• de verwachte impact of rest-risico na de maatregel;
• de voortgang en evaluatie.

Dat laatste onderdeel wordt nog vaak vergeten. Terwijl juist daar het verschil zit tussen een papieren document en een werkbaar sturingsinstrument. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert namelijk niet alleen of er een RI&E en plan van aanpak aanwezig zijn, maar ook of die volledig zijn. Ontbreekt het plan van aanpak of is het onvolledig, dan kan daarop worden gehandhaafd, zoals de Nederlandse Arbeidsinspectie uitlegt over RI&E en plan van aanpak.

Voor organisaties die eerst de basis op orde willen brengen, is het nuttig om ook scherp te hebben wat een RI&E precies is en waarom deze verplicht is. Het plan van aanpak bouwt daar direct op voort.

RI&E plan van aanpak opstellen op basis van prioriteit en risicoafweging

Een goed RI&E plan van aanpak opstellen begint met prioriteren. Niet elk risico vraagt dezelfde snelheid of hetzelfde type maatregel. De RI&E zelf bevat de beoordeling van risico’s; het plan van aanpak vertaalt die beoordeling naar concrete acties.

Daarbij helpt het om te kijken naar:

• hoe groot de kans is dat het risico zich voordoet;
• hoeveel werknemers eraan blootstaan;
• hoe ernstig de mogelijke gevolgen zijn;
• hoe vaak of hoe lang blootstelling plaatsvindt;
• welke wettelijke eisen al gelden.

Volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie moet u in de RI&E juist ook vastleggen hoeveel medewerkers blootgesteld worden, hoe lang dat duurt en hoe groot de kans op schade is. Dat vormt de onderbouwing voor uw prioriteiten. Vanuit de praktijk wordt vaak gewerkt met drie niveaus: korte termijn, middellange termijn en langere termijn. Die indeling helpt om realistisch te plannen, zolang hoge risico’s maar niet onnodig blijven liggen.

Dat is relevant, want de monitor van de Inspectie laat zien dat de aanwezigheid van een RI&E wel stijgt, maar dat de kwaliteit nog achterblijft. In 2022-2023 had 64 procent van de werkgevers een RI&E, maar ongeveer een derde scoorde onvoldoende op kwaliteit. In de meest recente monitor ligt het aandeel bedrijven met een RI&E rond 68 procent, terwijl nog steeds meer dan 3 op de 10 bedrijven de basis van het arbobeleid niet op orde hebben. Een plan van aanpak zonder duidelijke prioriteiten is vaak een van de redenen waarom documenten in de praktijk onvoldoende bruikbaar zijn.

RI&E plan van aanpak opstellen volgens de arbeidshygiënische strategie

Wie een RI&E plan van aanpak opstellen serieus aanpakt, kan niet om de arbeidshygiënische strategie heen. Sinds de aangescherpte toetsingscriteria moet bij maatregelen rekening worden gehouden met deze volgorde van beheersing. Alleen als u daarvan afwijkt, moet dat gemotiveerd zijn.

De logica is eenvoudig: pak risico’s eerst aan bij de bron, en pas later via gedrag of instructie. De gebruikelijke volgorde is:

1. bron wegnemen of vervangen;
2. technische maatregelen;
3. organisatorische maatregelen;
4. individuele of gedragsgerichte maatregelen.

Dat betekent bijvoorbeeld dat u bij gevaarlijke stoffen eerst kijkt of vervanging mogelijk is, daarna naar afzuiging of afscherming, vervolgens naar werkafspraken en pas daarna naar instructie of persoonlijke beschermingsmiddelen. Ook bij fysieke belasting of machineveiligheid is die denkwijze belangrijk.

Juist hier gaat het in veel organisaties mis: men noteert alleen “medewerkers instrueren” of “extra opletten”. Dat kan onderdeel van de oplossing zijn, maar is zelden de sterkste maatregel. De nieuwe criteria vragen daarom ook om een beschrijving van de implementatie en een inschatting van de effectiviteit van maatregelen.

Dat sluit aan bij onderwerpen die in de RI&E vaak meer aandacht verdienen, zoals fysieke belasting en inrichting van de werkplek. In dat kader kan een werkplekonderzoek inzetten helpen om maatregelen concreter en beter uitvoerbaar te maken.

RI&E plan van aanpak opstellen: wat betekent dit voor werkgever, werknemer en arbocoördinator?

Voor werkgevers

Voor werkgevers betekent een RI&E plan van aanpak opstellen dat u niet alleen risico’s erkent, maar ook bestuurlijk vastlegt hoe u ermee omgaat. U maakt keuzes, wijst verantwoordelijkheden toe en reserveert waar nodig tijd en budget. Een plan van aanpak werkt pas als actiehouders voldoende mandaat hebben. Zet daarom niet alleen een functienaam in het document, maar bepaal ook wie echt bevoegd is om maatregelen door te voeren.

Daarnaast moet u het plan actueel houden. Verandert er iets in processen, machines, grondstoffen, huisvesting of werkorganisatie, dan moet de RI&E en dus ook het plan van aanpak worden aangepast. Ook een verouderde RI&E kan namelijk leiden tot handhaving.

Voor werknemers

Voor werknemers betekent het plan van aanpak dat zichtbaar wordt wat de organisatie doet met gemelde risico’s. De wet en overheidsinformatie benadrukken dat medewerkers betrokken moeten worden bij het opstellen en actueel houden van de RI&E. Dat is logisch: werknemers kennen vaak de praktische knelpunten in het werk beter dan wie ook.

Betrokkenheid helpt ook bij draagvlak. Als medewerkers begrijpen waarom een maatregel wordt genomen en hoe die hun werk beïnvloedt, neemt de kans op naleving toe. Zeker bij onderwerpen zoals werkdruk, agressie, grensoverschrijdend gedrag of emotionele belasting is die inbreng belangrijk. TNO laat zien dat werkdruk nog steeds een van de belangrijkste arbeidsrisico’s is. Psychosociale arbeidsbelasting leidt bovendien tot veel verzuimdagen en hoge kosten voor werkgevers. Daarom hoort PSA in veel organisaties nadrukkelijk thuis in het plan van aanpak. Wie dat onderwerp wil verdiepen, kan ook kijken naar psychosociale arbeidsbelasting en wat u als werkgever moet doen.

Voor arbocoördinator of preventiemedewerker

Voor de arbocoördinator of preventiemedewerker is het plan van aanpak vaak het centrale werkdocument. Hierin komen risicoanalyse, wettelijke eisen, interne afstemming en voortgang samen. De rol is meestal niet om alles zelf uit te voeren, maar om te signaleren, structureren, bewaken en rapporteren.

Dat betekent onder meer:

• acties vertalen naar haalbare stappen;
• afdelingen aan hun verantwoordelijkheden houden;
• voortgang monitoren;
• actualisaties signaleren;
• overleg voeren met OR, PVT of management;
• contact onderhouden met arbodienst of kerndeskundige.

Bij grotere of complexere organisaties helpt het om het plan van aanpak op te nemen in een bredere arbojaarcyclus. Dan wordt het onderdeel van regulier managementoverleg in plaats van een losstaand verplicht document.

RI&E plan van aanpak opstellen met SMART-maatregelen

Een veelvoorkomende valkuil bij RI&E plan van aanpak opstellen is vaag taalgebruik. “Aandacht besteden aan werkdruk” of “veiligheid verbeteren in magazijn” klinkt goed, maar is onvoldoende concreet. De huidige toetsingscriteria vragen om een plan dat concreet en realistisch is, vaak uitgewerkt volgens SMART.

Dat betekent bijvoorbeeld niet:

• “meer aandacht voor beeldschermwerk”

maar wel:

• “voor 1 oktober krijgen alle beeldschermwerkplekken een ergonomische check; teamleiders plannen de checks in, HR reserveert budget voor hulpmiddelen en de preventiemedewerker evalueert in november de opvolging.”

Een SMART-maatregel maakt ook bespreekbaar of een actie echt is afgerond. Dat is belangrijk voor de jaarlijkse bespreking met werknemers of ondernemingsraad. Heeft u een OR, dan heeft die instemmingsrecht op het plan van aanpak. Daarmee is het dus niet alleen een arbo-instrument, maar ook een onderdeel van medezeggenschap.

RI&E plan van aanpak opstellen en laten toetsen of actualiseren

In de meeste gevallen moet u de RI&E met plan van aanpak laten toetsen door een gecertificeerde arbodienst of kerndeskundige. Alleen in specifieke situaties, bijvoorbeeld bij gebruik van een erkend branche-instrument en maximaal 25 medewerkers, geldt een uitzondering. De toetsing is bedoeld om te beoordelen of risico’s goed zijn meegenomen en of de gekozen maatregelen aansluiten bij de situatie in uw organisatie.

Ook na toetsing blijft actualiseren nodig. Denk aan situaties zoals:

• nieuwe machines of installaties;
• verhuizing of verbouwing;
• andere werkmethoden;
• inzet van nieuwe stoffen of materialen;
• groei van het personeelsbestand;
• signalen uit verzuim, incidenten of medewerkeronderzoeken.

Voor werkgevers die twijfelen of zij voldoende expertise in huis hebben, kan het zinvol zijn om te bekijken wat de voordelen van een RI&E laten uitvoeren door een externe partij zijn. Zeker wanneer risico’s uiteenlopen of wanneer actualisatie al langere tijd is blijven liggen, voorkomt dat vaak vertraging en losse eindjes.

RI&E plan van aanpak opstellen: veelgemaakte fouten in de praktijk

Bij een RI&E plan van aanpak opstellen komen we in de praktijk vaak dezelfde fouten tegen:

• risico’s zijn wel benoemd, maar maatregelen ontbreken;
• termijnen zijn te algemeen, zoals “op termijn”;
• verantwoordelijkheden zijn niet toegewezen;
• alleen gedragsmaatregelen zijn opgenomen;
• PSA-risico’s ontbreken of blijven oppervlakkig;
• voortgang en evaluatie zijn niet geregeld;
• het plan wordt niet aangepast na veranderingen;
• de OR, PVT of medewerkers zijn onvoldoende betrokken.

Juist die punten maken het verschil tussen voldoen op papier en daadwerkelijk sturen op veilig en gezond werken. Een goed plan van aanpak laat zien: dit is het risico, dit gaan we doen, deze persoon is verantwoordelijk, op dit moment moet het klaar zijn en zo toetsen we of het werkt. Dat geeft houvast aan management, duidelijkheid aan medewerkers en structuur aan de arbocoördinator.

Met een actueel en doordacht plan van aanpak vertaalt u risico’s naar concrete verbeterstappen, zodat uw organisatie gericht werkt aan gezonde, veilige en toekomstbestendige arbeidssituaties.

Key takeaways

• Leg in uw plan van aanpak altijd minimaal maatregelen, termijnen, verantwoordelijken, voortgang en evaluatie vast, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.
• Prioriteer risico’s op basis van kans, impact en blootstelling, zodat u uw tijd, middelen en aandacht inzet op de risico’s die het meest om sturing vragen.
• Kies maatregelen volgens de arbeidshygiënische strategie en geef duidelijk aan waarom u eventueel van deze volgorde afwijkt.
• Formuleer acties SMART, zodat helder is wat er moet gebeuren, door wie, wanneer en met welk meetbaar resultaat.
• Betrek medewerkers, OR of PVT actief bij het opstellen, uitvoeren en evalueren van het plan, zodat maatregelen beter aansluiten op de praktijk.
• Houd het plan van aanpak levend en actueel door het bij te werken bij veranderingen in werk, processen, teams of organisatie.

Door op deze manier te werken, bouwt u stap voor stap aan duurzame inzetbaarheid, gezond werk en het tijdig voorkomen van uitval. We denken graag met u mee bij het vertalen van uw risico-inventarisatie naar een praktisch en haalbaar plan van aanpak dat in uw organisatie ook echt gaat werken.